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東莞ISO9001認證質量管理體系對文件的控制


在文件的控制當中,與東莞ISO9001認證質量管理有關的文件有:質量管理體系文件、技術文件、外來文件。

東莞ISO9001認證質量管理體系文件,包括質量手冊、程序文件、質量計劃、作業文件、質量記錄。技術文件,包括產品圖樣、采購規范、工藝文件、檢驗規程、可靠性規范、產品說明書等。外來文件,包括法規文件、標準、供方的有關文件(如企業標準、檢驗規范)顧客提供的圖樣和工程規范等。

東莞ISO9001認證標準要求:文件發布前,其適用性應得到批準。這個活動由一個經授權的責任人完成即可,這更適合于小型企業和服務類產品行業。對大多數企業來說,文件發布前應得到授權人員的審核和批準,審核是為了保證文件的正確性和適用性,屬于技術性、業務性活動。批準是按程序在審核中取得多數一致意見情況下,批準頒布執行,屬于行政性管理行為。

由此可見,當文件較復雜、涉及部門多以及企業規模較大時,宜將審核和批準的職責分離開來,由不同的責任者完成。這樣做有利于保證文件的正確性和適用性。

對文件的一般要求:

A.清晰、易于標識和檢索。有效文件的標識應且有唯一性,即文件編號、版次號、修改碼應齊全。同時,根據需要還可加“作廢”、“臨時”、“外來”等印記。

B.適當的外來文件應予以標識和記錄。為了便于檢索,應進行文件分類并編制索引。

C.文件形式可以是書面的,也可以是任何媒體形式。

對文件有效版本的控制,有以下4個主要環節:

1、文件目錄。應建立一個文件控制清,用于標識文件現行版本的狀態,并可隨時得到它。文件清單就是指各類文件目錄,這個目錄應標明現行有效版本的版次、修改碼。用某個文件與目錄加以比較,就可鑒別出是否有效版本。如果沒有文件清單,則應建立一個相應的文件控制程序。

2、文件發放。在對質量管理體系有效運行起重要作用的各個場所,均應得到相關文件的有效版本。這就要求制定一個各類文件的發放規定,以明確哪些部門應該得到此類文件。然后,應按規定發放,并留下發放記錄。在這方面,許多企業只注重了企業內部的文件管理,但對相關方(如供方)所持有的文件未管理。應當注意文件不宜濫發,只發給“需要使用者”,而不發給“想要得到者”,這樣做不僅可節約紙張,而且能使效版本的跟蹤管理工作量最小化。

3、文件回收。應從所有發放和使用文件的場所,及時撤出作廢文件。最穩妥的辦法是將全部作廢文件收回。但這有時有些困難,工作量很大。因此,允許采用其他方式進行控制,只要能確保不發生識用即可。如有的企業按受OEM市場的訂貨,這時圖樣由需方提供,每一次都按生產令下達任務并附有加工圖樣。一但該生產令完成,有關文件即宣告作廢,因而圖樣的管理都是一次性的。有的公司的工作場所和供方分布在國內、外各地,實難做到全部文件收回,但是要確保文件修改通知單或換版的新文件能送達,在異地按到換版文件或通知單后能及時加以修訂即可。

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